Многозадачность на работе: риски и 10 способов управлять ею

Что такое многозадачность на работе

Многозадачностью называют совмещение разных видов деятельности и частое переключение внимания. Чем больше задач открыто одновременно, тем чаще человеку приходится вспоминать контекст, правила и цель каждого дела. Технологии ускоряют часть операций, но уведомления, почта и смартфон создают новые поводы отвлечься. Еще несколько помех собраны в материале о привычках, которые мешают работе в офисе.

В 2007–2012 годах «многозадачность» и «мультизадачность» регулярно появлялись в объявлениях о вакансиях и резюме. На интервью рекрутер мог спросить, насколько успешно кандидат работает в таком режиме. Навык считали почти обязательным условием для продвижения и других «плюшек».

Как условную аналогию переключения можно представить двумя способами. При вытесняющем новая задача принудительно заменяет старую: «Бросай все и хватайся двумя руками за новую задачу». При кооперативном человек меняет занятие сам, например устает и переключается на общение с котом или решает сварить борщ. Это не научная классификация рабочих задач.

Что исследования говорят о переключении внимания

Эксперимент Стэнфордского университета 2009 года показал связь интенсивной медиамногозадачности с худшей фильтрацией помех и результатами в задаче на переключение. Однако это исследование сравнивало группы людей и не доказывало, что именно многозадачность стала причиной различий.

Авторы стэнфордской работы изучали студентов, которые часто использовали несколько медиаканалов одновременно. Более поздние репликации дали смешанные результаты: метаанализ 2017 года обнаружил лишь слабое и частичное подтверждение первоначальных выводов.

Поэтому утверждать, что многозадачность сама по себе меняет мозг, снижает IQ или вызывает депрессию, нельзя. Надежнее говорить о цене переключения: сразу после смены задачи ответы обычно становятся медленнее и чаще содержат ошибки. Подготовка уменьшает эту цену, но не убирает ее полностью.

Когда многозадачность становится опасной

Чем выше цена ошибки, тем важнее монозадачность. Разговор по телефону за рулем — показательный пример. В экспериментах профессора психологии Университета штата Юта Дэвида Стрейера участники во время разговора вдвое чаще пропускали сигналы в симуляторе вождения.

Эффект наблюдался и с телефоном в руке, и с гарнитурой: мешала не только моторика, но и разговор, который отводил внимание от дороги. Этот старый эксперимент не описывает всю современную аварийность, однако хорошо показывает принцип: две требовательные задачи могут мешать друг другу.

На рабочем месте последствия обычно не столь опасны, но тоже заметны: теряется контекст, растет число незавершенных дел, снижается качество. Постоянная перегрузка может способствовать выгоранию, поэтому работодателю важно управлять не только сроками, но и количеством одновременных приоритетов.

Как управлять несколькими задачами: 10 приемов

Полностью убрать параллельные запросы из работы получается не всегда. Но можно сделать переключения осознанными и реже возвращаться к одному и тому же делу. Для этого пригодятся десять практических приемов.

1. 1
   Планируйте

   Оцените рабочую нагрузку и поставьте реалистичные цели на день.

2. 2
   Расставляйте приоритеты

   Определите, какие задачи действительно неотложны и что можно сделать позже.

3. 3
   Фильтруйте список

   Удалите ненужное, найдите дубли и решите, что можно делегировать.

4. 4
   Объединяйте похожее

   Группируйте связанные задачи, чтобы реже менять инструменты и контекст.

5. 5
   Управляйте хронофагами

   Отключите необязательные push-уведомления и уберите другие пожиратели времени.

6. 6
   Делайте перерывы

   Заложите хотя бы 10-минутный перерыв, если внимание заметно рассеивается.

7. 7
   Оставляйте запас времени

   Учитывайте форс-мажоры. Если все пройдет по плану, запас останется для следующей задачи.

8. 8
   Добавляйте награду

   Если работу нельзя сделать увлекательнее, придумайте небольшую награду за завершение.

9. 9
   Организуйте рабочее место

   Выделенное место помогает ограничить отвлекающие факторы и случайные помехи.

10. 10
    Оценивайте прогресс

    Вычеркивайте выполненные дела: видимый результат поддерживает мотивацию.

Начать можно с одного правила: в каждый момент держать только один главный приоритет. Остальные задачи остаются в списке, а не в голове. Если срочный запрос меняет порядок работы, зафиксируйте место остановки и новый срок возврата. Дополнительный чек-лист есть в статье про 10 шагов к продуктивности.

Частые вопросы