Еще каких-нибудь 10–15 лет назад в объявлениях о вакансиях и резюме слово «многозадачность» или «мультизадачность» встречалось регулярно. Если кандидат приходил на интервью, то рекрутер непременно спрашивал, приходилось ли работать в режиме многозадачности и насколько успешно.

Бизнес, да и поначалу сотрудники были в восторге — многозадачность стала важным профессиональным навыком, практически must have, чтобы получить продвижение и плюшки. Ключевой месседж многозадачности звучал так: «Если все делать правильно, то вы добьетесь значительного улучшения своей производительности на рабочем месте!» И это не шутка. Есть мнение, что существует многозадачность вытесняющего типа и кооперативная. В вытесняющей происходит принудительный переход от одной задачи к другой, когда, например, позвонил директор и сказал: «Бросай все и хватайся двумя руками за новую задачу». В кооперативной никто никого не заставляет — переключение на другую задачу происходит в комфортном режиме (например, вы устали и переключились на общение с котом или решили сварить борщ).

Что такое многозадачность?

Многозадачность — совмещение различных видов деятельности и переключение внимания с одной задачи на другую (чем больше задач, тем чаще переключение). В идеале сотрудник может удовлетворять требования различных заинтересованных сторон. Но это в идеале, а на практике существует опасность того, что, взявшись за большое количество задач, можно в итоге завалить все или выполнить их некачественно. Казалось бы, на помощь человеку, стремящемуся работать в режиме многозадачности, пришли современные технологии, но оказалось, что это палка о двух концах. С одной стороны, технологии помогают оперативно выполнять задачи, а с другой — являются отвлекающим фактором (стало нормой проверять смартфон и электронную почту во время работы над другими задачами), заставляя человека слишком часто переключаться во время выполнения задач. Кто-то сравнил это с постоянной пересадкой растений. Любой садовод знает, что если это делать постоянно, то у растения не будет возможности пустить корни. Конечно, гаджеты можно и отключить, хотя бы частично, например, когда речь идет о push-уведомлениях, но человек так привыкает ко всему, что сделать это бывает ой как нелегко.

Диагноз ученых неутешительный

Как только хайп вокруг многозадачности достиг апогея, к ее изучению активно подключились ученые и результаты оказались неутешительными. Ученые Стэнфорда, например, обнаружили, что студенты-многозадачники хуже запоминают и структурируют информацию. Многозадачность даже может изменить структуру мозга. Ученые Сассекса выяснили, что у тех, кто продолжительное время работает в таком режиме, плотность серого вещества в передней части коры головного мозга меньше, а эта область отвечает за контроль эмоций. То есть такие люди становятся тревожнее и часто впадают в депрессию. Есть исследование, по итогам которого можно сделать вывод о том, что постоянная работа в режиме многозадачности ведет к снижению IQ. Ну и без всяких ученых выяснилось, что со временем работа в режиме многозадачности просто ведет к выгоранию.

Обуздать многозадачность

Конечно, можно просто заявить о том, что многозадачность — это плохо, и поставить жирную точку. Но окружающая действительность так или иначе подталкивает нас в бездну многозадачности. Что делать? А если подойти к вопросу гибко? С одной стороны, важно знать, что многозадачность действительно в некоторых случаях абсолютно плохая идея, например, когда речь идет о выполнении сложных задач и требуется высокая концентрация для решения задачи, т.е. работа в режиме монозадачности. Еще она может быть просто опасной. На протяжении всей своей карьеры Дэвид Стрейер, профессор психологии в Университете штата Юта, изучал внимание. Одно время Стрейер сосредоточился на водителях, которые разговаривают по телефону за рулем. Выяснилось, что водители, использующие мобильные телефоны, подвержены такому же высокому риску несчастных случаев, как и водители в состоянии алкогольного опьянения. Водители, приближающиеся к перекрестку и разговаривающие по телефону, в два раза чаще не обращали внимания на знаки остановки. Национальный совет безопасности подсчитал, что 28 % всех смертей и аварий на дорогах были вызваны тем, что водители разговаривали по своим телефонам.

С другой стороны, нам необходимо научиться управлять окружающими событиями. Вот некоторые советы.

1. Планирование

Планирование еще никому не мешало. Это хороший способ управлять рабочей нагрузкой и ставить реалистичные цели.

2. Приоритизация

Неотложные задачи всегда должны быть в приоритете.

3. Фильтрование

Прежде чем начать, просмотрите список задач и удалите все ненужные. Что можно делегировать другому? Что лучше оставить на другой день? Возможно, есть дублирование задач?

4. Комбинирование

Попробуйте сгруппировать связанные между собой задачи.

5. Управление хронофагами

По возможности устраните отвлекающие факторы, которые являются хронофагами (пожирателями времени).

6. Частые перерывы

Кто много работает, тот должен много отдыхать, иначе можно выгореть. Даже 10-минутный перерыв в работе может ускорить рабочий процесс.

7. Планирование запаса времени

При выполнении задач случаются форс-мажоры, поэтому, планируя задачу, стоит оставлять время с запасом. Если все пойдет по плану, то просто останется дополнительное время, которое можно с умом потратить.

8. Получение удовольствия

Если вы не можете найти способ сделать саму работу более увлекательной, награждайте себя всякий раз, когда вы заканчиваете задачу.

9. Формирование рабочего пространства

Наличие выделенного места для вашей работы не только ограничит отвлекающие факторы, но и устранит любые помехи, которые могут нарушить ваш рабочий процесс.

10. Оценивание

Оценка прогресса и вычеркивание выполненных заданий — отличный способ сохранить мотивацию.