KPI — эта аббревиатура уже давно мелькает в публикациях, связанных с HR-сферой и не только. Для кого-то она из сферы чего-то далекого и непонятного, а для кого-то пройденный этап и можно, ухмыльнувшись, сказать, что KPI — это зло (так, во всяком случае, однажды сказал владелец крупного успешного бизнеса). Но чтобы иметь право так говорить, нужен хотя бы какой-то опыт использования KPI и альтернатива, которая, безусловно, есть. Мы будем исходить из реальности, а она такова, что KPI нельзя назвать сегодня будничным инструментом, например, в рекрутинге. Поэтому расскажу о том, что это такое и как можно применять KPI в подборе персонала.

Что такое KPI и как его можно использовать в рекрутинге?

KPI (Key Performance Indicator) — это показатель достижения успеха в определенной деятельности или целей. Его переводят чаще всего как «ключевой показатель эффективности», встречается также «ключевой показатель деятельности». KPI в рекрутинге используется, соответственно, для измерения эффективности рекрутинга. Чтобы как можно точнее измерить эффективность, используется целый ряд индикаторов. Можно использовать известные индикаторы (например, время закрытия вакансии), а можно придумать что-то эксклюзивное (например, соответствие кандидата ценностям компании). Но это подходит тем, кто уже набил руку. Поэтому если у компании нет опыта использования, то лучше начинать с общеизвестных индикаторов, правда, все равно стоит задать несколько вопросов: сколько времени требуется в компании, чтобы закрыть ту или иную вакансию? Сколько стоит привлечение кандидата? Какое количество интервью требуется рекрутеру, чтобы закрыть вакансию? Как кандидаты и сотрудники оценивают процесс подбора? Насколько успешна реферальная программа?

KPI помогают увидеть, что и кто работает, а что и кто не очень; какие необходимы улучшения как в самом процессе, так и на уровне специалистов. И самое главное — как рекрутинг влияет на работу компании в целом.

Топ-KPI для рекрутинга

На одном из ресурсов компании Oracle на страничке, посвященной HR, мне попался интересный список топ-индикаторов для рекрутинга. Я его прокомментирую.

1. Время найма

Этот индикатор измеряет время между моментом, когда с кандидатом связываются или он попадает в воронку найма, и моментом, когда он принимает оффер.

Время найма = количество дней, прошедших с момента публикации вакансии или обращения к кандидату для найма, до дня принятия оффера.

Это важный показатель, который помогает выявить узкие места в процессе найма. Самые востребованные кандидаты нарасхват, поэтому чем меньше времени уходит на наем, тем выше вероятность заполучить кандидата.

2. Эффективность канала поиска кандидатов

Казалось бы, чем больше каналов поиска и привлечения кандидатов, тем лучше. На самом деле лучше сосредоточиться на тех, что приносят реальную пользу. Этот индикатор измеряет полезность каналов поиска, т.е. помогает понять, какие каналы поставляют наиболее подходящих кандидатов, и измерить окупаемость инвестиций в различные каналы поиска.

Эффективность канала поиска = количество квалифицированных кандидатов из определенного источника – среднее количество кандидатов из всех источников.

3. Количество квалифицированных кандидатов

Этот индикатор позволяет оценить усилия рекрутера по нахождению и продвижению по воронке найма квалифицированных кандидатов. Он выражается как доля квалифицированных кандидатов, прошедших начальный этап отбора.

Соотношение количества квалифицированных кандидатов = количество кандидатов, которых менеджеры по найму считают квалифицированными / количество кандидатов, прошедших первоначальный отбор.

4. Интервью с нанимающим менеджером

Этот индикатор учитывает количество кандидатов, представленных нанимающему менеджеру для интервью. Высокий коэффициент может указывать на проблемы с поиском и отбором кандидатов, поскольку в результате процесса поиска и отбора должны отбираться только квалифицированные кандидаты, отвечающие потребностям менеджера.

Коэффициент отправки на интервью = количество кандидатов, представленных на рассмотрение / количество кандидатов, прошедших интервью.

5. Соотношение интервью и офферов

Интервью — важнейший элемент подбора, но они могут отнимать много времени у кандидатов и нанимающих менеджеров. Дисбаланс между количеством интервью и офферов приводит к более высокой стоимости найма. Оптимальное соотношение интервью и офферов составляет 3:1.

Соотношение количества интервью и офферов = количество интервью с кандидатами / количество офферов.

6. Коэффициент принятия офферов

Мало найти квалифицированного кандидата и сделать ему оффер, важно, чтобы он его принял, а так бывает не всегда, поскольку такие кандидаты выбирают, как правило, из нескольких вариантов. И здесь важна согласованность действий рекрутера, нанимающего менеджера и тех, кто отвечает за финансы. Возможно, стоит проявить гибкость, т.е. повысить уровень принятия оффера.

Коэффициент принятия офферов = (количество принятых офферов о работе / общее количество расширенных офферов) х 100.

7. Стоимость найма

Сколько стоит закрыть вакансию? Этот индикатор должен учитывать все связанные с этим расходы, включая стоимость размещения вакансии, награждения в рамках реферальных программ, стоимость участия в ярмарках вакансий и т.д. Можно глянуть и шире, что позволит находить области, в которых вы можете повысить эффективность, а также обосновать усилия по удержанию сотрудников для снижения текучести персонала. Это также ключевой показатель для формирования рекрутингового бюджета.

Стоимость найма = общая стоимость найма / количество сотрудников.

8. Качество найма

Как правило, делается разбивка на две категории: качество перед наймом и качество после найма.

Качество перед наймом

Основываясь на рекомендациях, резюме и опыте работы, привлекаете ли вы тех кандидатов, которые, по вашему мнению, способны выполнять работу удовлетворяющую вас? Несколько показателей, на которые следует обратить внимание, включают время найма и скорость принятия первого предложения. Спросите своих менеджеров по найму, насколько они удовлетворены набором кандидатов, которых они получают после каждого объявления о вакансии, и отслеживайте уровень их удовлетворенности.

Коэффициент удовлетворенности качеством перед наймом = (количество менеджеров, которые очень довольны подборкой кандидатов / общее количество заполненных анкет) x 100.

Качество после найма

Сколько времени требуется новым сотрудникам, чтобы стать продуктивными, и как продуктивность сравнить с коллегами, выполняющими аналогичную работу? Кроме того, стоит обратить внимание на соответствие корпоративным ценностям компании. Также стоит подумать о мерах, связанных с вовлеченностью, которые помогут удержанию сотрудников и повышению их удовлетворенности. Опросы сотрудников и обзоры производительности могут быть важными инструментами для определения качества после найма. Одним из ключевых показателей качества после найма является увольнение в течение одного года. Высокая текучесть персонала может свидетельствовать о проблемах с подбором.

Годовой коэффициент текучести персонала = количество сотрудников, увольняющихся в течение одного года с даты приема на работу / общее количество сотрудников, увольняющихся в течение того же периода.

9. Наем для достижения цели

Этот индикатор следует использовать, если у вас есть цель по количеству новых наймов за определенный период времени.

Целевое количество наймов = (количество новых сотрудников за определенный период / цель найма за этот период) x 100.

10. Рейтинг Net Promoter Score (NPS) кандидата

NPS кандидатов дает представление о том, готовы ли они рекомендовать вашу компанию, основываясь на своем опыте участия в процессе отбора.

NPS кандидата = % промоутеров – % детракторов.

11. Аналитика рекрутингового сайта и социальное прослушивание*

Используйте этот индикатор в соответствии со своей стратегией рекрутинга в социальных сетях и онлайн-ресурсах. Используйте инструменты веб-аналитики для сбора и анализа пользовательских данных, включая демографические данные посетителей, эффективность исходного канала, стоимость исходного канала и вовлеченность кандидатов в Интернете.

KPI прослушивания веб-сайтов и социальных сетей = (количество кандидатов с социальной платформы / общее количество онлайн-кандидатов) x 100.

* Социальное прослушивание — это инструмент получения и анализа информации из обсуждений пользователей в социальных сетях.