Семь лет назад у меня появился повод познакомиться с АЕБ (Ассоциация Европейского Бизнеса). Ассоциация, в которую входили представительства иностранных компаний в Беларуси, выступила с инициативой проведения Job Shadow Days. Я же тогда замыслил подготовить материал о Job Shadowing как методе обучения, который можно применять в различных HR-процессах (рекрутинге, онбординге, менторинге).

Вообще, Job Shadowing был разработан как метод обучения студентов и профориентации школьников, помогающий им получить представление о профессии (а одна знакомая из Британии рассказала, что знает компании, в которых сотрудникам разрешают приводить своих детей, чтобы они посмотрели, как работают родители). Не секрет, что многие студенты слабо представляют свою будущую работу и многих ждет разочарование, когда они оканчивают вуз и находят работу по специальности. В рамках Job Shadow Days студенты как раз получают возможность на протяжении нескольких дней побыть «тенью» опытного сотрудника, т.е. понаблюдать за его работой (были случаи, когда студенты уходили из вуза или доучивались ради диплома, но по специальности даже не пробовали работать).

Но что мы все о студентах. Сегодня компании используют Job Shadowing для реализации своих целей. «Тенью» опытного сотрудника может становиться новичок компании, просто другой сотрудник, который хочет получить новые навыки, в конце концов, для менторов и наставников это возможность также прокачать свои скиллы. Итак, давайте разбираться, а поможет нам в этом HR-эксперт Эрик ван Вульпен.

Как сделать Job Shadowing успешным в компании?

Job Shadowing — один из самых эффективных методов обучения на рабочем месте, как утверждают эксперты. Компании, которые используют этот метод, имеют возможность повышать квалификацию своих сотрудников, улучшать свои процессы и внедрять инновации. Заинтересованные в развитии сотрудники получают возможность наблюдать и иногда выполнять задачи другого сотрудника. Это один из наиболее эффективных способов для сотрудника приобрести новый навык или потенциально пойти по новому пути карьеры.

Job Shadowing обычно используется внутри определенного отдела. Например, если вы работаете в HR-отделе в качестве рекрутера, но хотели бы приобрести навыки специалиста по онбордингу или comp&ben, то вам следует стать их «тенью». Но все чаще Job Shadowing происходит в кросс-функциональном режиме. Например, кто-то из отдела продаж хочет приобрести навыки специалиста из IT-отдела и наоборот. Стратегия заключается в том, чтобы IT-специалист лучше понимал продажи, а «продажник» понимал механизмы, лежащие в основе IT-инфраструктуры.

Это также отличная возможность для сотрудников изменить карьеру, не увольняясь из компании, то, что сейчас часто называют рескиллингом (приобретение принципиально новых навыков с переходом в новую должность).

 Чтобы Job Shadowing принес пользу компании, необходимо

 Согласование со стратегией компании, ведь время, проведенное сотрудником не на своем рабочем месте, стоит денег.

• Соответствие потребностям организации. Если компании не хватает специалистов с определенными навыками, то Job Shadowing — это экономный способ получить их, не затрачивая дополнительные деньги на наем кого-то извне или внешнее обучение.
• Фасилитация процесса HR-отделом или отделом обучения и развития. Эти отделы также поощряют сотрудников и их руководителей к участию в программе и оценивают эффект от применения.

Преимущества использования программы Job Shadowing

 Плюсы использования Job Shadowing могут быть как для компании, так и для сотрудников.

• Ценная информация о том, чем занимаются в компании другие сотрудники и как работает команда и компания в целом.
• Перекрестное обучение — сотрудники приобретают новые навыки, а компания больше гибкости.
• Обмен знаниями и опытом. Наставники имеют возможность применить свои навыки менторинга на практике, а также поразмышлять о своей работе.
• Обеспечение внутренней мобильности. Сотрудники могут изучать потенциальные возможности карьерного роста в своей компании.
• Подготовка будущих лидеров — сотрудники понимают, что их ждет в случае повышения. Более того, они приобретают профессиональные контакты внутри компании.
• Повышение производительности. Если новый сотрудник становится «тенью» опытного коллеги, то быстрее становится продуктивным.
• Недорогой метод развития сотрудников. Все происходит внутри компании, поэтому программа относительно недорогая.

Минусы

Job Shadowing имеет достаточно ограничений, которые необходимо учитывать.

• Падение производительности. Сотрудники, которые выступают в роли «тени», фактически не работают, они учатся, а «хосты», за кем они наблюдают, вынуждены отвлекаться от работы.
• Сложности с организацией процесса — графики работы нескольких человек должны согласовываться, поэтому логистикой не всегда легко управлять.
• Недостаточная мотивация «хостов» к участию из-за нежелания растить конкурентов или развивать наставнические скиллы.
• Позволяет только наблюдать. На самом деле существуют различные типы Job Shadowing, например hands-on, подразумевающий активное участие «тени», но на практике используется, как правило, «наблюдение».
• Может создавать конфликтные ситуации между «тенью» и «хостом».

Как работает Job Shadowing?

Прежде чем использовать Job Shadowing, в компании должны поработать с пониманием и целями. Чтобы успешно внедрить программу, необходимо сосредоточиться на трех вещах: основные заинтересованные стороны, процесс, тип Job Shadowing.

1. Ключевые заинтересованные стороны — это «тень» (сотрудник, наблюдающий за коллегой), «хост» (сотрудник, за которым наблюдают) и линейный менеджер — руководитель отдела, в котором происходит процесс (либо два линейных менеджера, если «тень» и «хост» из разных отделов), оказывающий поддержку и несущий ответственность за результат обучения.
2. Процесс. Вам необходимо внедрить четкий процесс, которому необходимо следовать, чтобы обеспечить последовательность и успех программы. Он включает создание плана действий, согласование сроков, получение обратной связи, возможные корректировки, вовлечение других членов команды и т.д.
3. Типы Job Shadowing. Обычно выделяют три типа: наблюдение, когда «тень» только смотрит на процесс работы и задает как можно больше вопросов, чтобы хорошо понять, что происходит; регулярные брифинги, которые включают демонстрацию задач по согласованному графику, а также различные действия, необходимые для выполнения работы (т.е. «тень» не только наблюдает, но и делает); hands—on, когда «тень» не просто пробует что-то сделать, а активно участвует в выполнении задач (такой тип наиболее сложный, требующий тщательного планирования и подготовки).

Вывод

Программа Job Shadowing приносит много преимуществ вашим сотрудникам и компании в том случае, если вы тщательно подготовились и произвели необходимые настройки. Если все идет как надо, то постарайтесь создать программе внутренний PR, чтобы вовлечь в нее как можно больше персонала.