Валерий Кичкаев 
Кажется, пандемия уже никогда не закончится. Первая, вторая, третья, наконец, четвертая волна и, скорее всего, не последняя… Что это значит для многих компаний? Это значит, что удаленный формат работы будет по-прежнему в моде, а значит, и различные функции, в том числе HR-функции. В предыдущем материале я рассказал о пребординге, а в этом материале речь пойдет об онлайн-онбординге (удаленной адаптации персонала).
Коварство онбординга
Традиционный офлайновый онбординг, на первый взгляд, рутинное мероприятие. Новоиспеченный сотрудник приходит в офис, его, как правило, встречает HR, представляет команде, в которой он будет работать, показывает готовое рабочее место, где все уже настроено для работы… или еще не настроено, как организовано питание, где находятся туалет, раздевалка. Даже если танцев с бубнами нет, то новичок самостоятельно адаптируется, что-то наподобие того, как бросают в воду не умеющих плавать. На самом деле не все так просто. Традиционный онбординг всегда считался самым хрупким этапом в отношениях между компанией и сотрудником. По статистике, 20 % новых сотрудников уходят в течение первого месяца работы. Именно поэтому в приличных компаниях проводят welcome-тренинг и вручают welcome pack (приветственный набор для новичка), назначают ментора или buddy (приятеля), к которому можно обратиться с личными или профессиональными вопросами, и др.
А теперь представьте, что нет никакого прихода в офис, все происходит онлайн и социальные связи приходится выстраивать через монитор. В офисе сотрудники общаются за кофе и чаем, в курилке или перекидываются парой фраз, сидя за соседними столами. Все на виду. С удаленными сотрудниками иначе — их гораздо сложнее почувствовать, поэтому ключевой момент в удаленном онбординге — правильно выстроенное общение и фидбек. Даже опытный удаленный сотрудник будет испытывать проблемы, когда начнет работать в новой компании, в которой нет четко распланированных адаптационных мероприятий.
Особенности работы онлайн
Чтобы эффективнее адаптировать удаленного работника, нужно представлять особенности удаленной работы.
Отсутствие личного контакта. Критически важно прикрепить удаленного ментора или бадди.
Контроль. В офисе часть процессов находится под визуальным контролем. В случае дистанционной работы руководитель или избыточно контролирует сотрудника, или надеется на его сознательность. Лучше всего прописать план с указанием контрольных точек для регулярных встреч, во время которых обсуждать текущие задачи.
Низкая вовлеченность. Офлайн вовлечь в корпоративную жизнь легче, но существуют и онлайн-активности (групповые обсуждения, конкурсы, чаты и др.).
Видеосвязь. Личный контакт — это здорово, но видеосвязь тоже неплохо — комфортно и меньше стресса.
Преимущества
Несмотря на некоторые сложности, связанные с удаленной работой, есть и несомненные преимущества.
Позволяет незамедлительно приступить к работе
Новые удаленные сотрудники могут приступить к работе сразу после принятия оффера.
Вовлеченность. Можно использовать возможности интерактивного обучения, чтобы сделать процесс более увлекательным и запоминающимся. Это даже веселее, чем в офисе.
Непрерывность. Удаленная работа позволяет вашей компании продолжать функционировать, даже когда ключевые сотрудники не могут находиться в офисе.
Больше возможностей для создания межфункциональных команд и формирования кадрового резерва. Появляется возможность создавать многофункциональные проектные команды независимо от того, где находятся сотрудники. Это же касается и формирования кадрового резерва.
Как внедрить?
Есть мнение, что внедрять онлайн-онбординг лучше с нуля, даже если у вас отработан офлайновый вариант.
Составьте план, ответив на несколько вопросов. Когда планировать запуск и сколько он будет продолжаться? Что нужно знать сотрудникам? Что хотят знать сотрудники? Как вы будете следить и оценивать успешность?
Составьте Employee Journey Map (карту пути сотрудника)*. Типичная карта по онбордингу включает предварительную подготовку, обучение и наставничество. Еще на стадии пребординга можно отправить информацию о том, как работает система онбординга компании (приветствие, детальное описание функционала, необходимые документы для ознакомления, информацию об истории и ценностях компании, клиентах, оргструктуре, бенефитах и возможности для развития и карьеры).
Выберите систему. Существуют готовые решения с возможностью кастомизации под ваши задачи.
Проведите тестирование. Сформируйте группу тестировщиков, которая будет включать сотрудников, внешних экспертов и даже новых сотрудников, желающих испытать систему.
Осуществите запуск. Регулярно обращайтесь к новым сотрудникам за отзывами и при необходимости вносите изменения.
Важный фактор успешного онбординга — оборудованное рабочее место
В одной из компаний, в которой мне довелось побывать, стандарты к организации рабочего места следующие.
Рабочий компьютер. У работника должен быть достаточно современный компьютер (современное ПО и антивирус), на котором можно выполнять рабочие задачи. Также всегда должны быть веб-камера, наушники и качественный микрофон. Все коммуникации проводятся с включенной веб-камерой.
Стабильный и бесперебойный Интернет. Для комфортной и эффективной работы, взаимодействия с коллегами и координаций по видеосвязи нужен быстрый и стабильный Интернет.
Рабочее пространство. У каждого сотрудника должно быть рабочее пространство, где он планирует работать. Главными условиями являются комфорт и отсутствие внешних помех.
Дисциплина. Необходимо уметь самого себя организовывать в плане работы, ведения хронометража и выполнять общие правила и стандарты.
Резюме
Понятно, что пандемия коронавируса изменила отношение к удаленной работе навсегда, а значит, онлайн-онбординг с этих пор будет одной из важных HR-функций.
*Employee Journey Map — графическое представление пути, который проходит кандидат, а затем и сотрудник во взаимодействии с компанией. Показывает особые моменты взаимодействия и как воспринимаются HR-процессы со стороны кандидатов и сотрудников.
