Кажется, пандемия уже никогда не закончится. Первая, вторая, третья, наконец, четвертая волна и, скорее всего, не последняя… Что это значит для многих компаний? Это значит, что удаленный формат работы будет по-прежнему в моде, а значит, и различные функции, в том числе HR-функции. В предыдущем материале я рассказал о пребординге, а в этом материале речь пойдет об онлайн-онбординге (удаленной адаптации персонала).

Коварство онбординга

Традиционный офлайновый онбординг, на первый взгляд, рутинное мероприятие. Новоиспеченный сотрудник приходит в офис, его, как правило, встречает HR, представляет команде, в которой он будет работать, показывает готовое рабочее место, где все уже настроено для работы… или еще не настроено, как организовано питание, где находятся туалет, раздевалка. Даже если танцев с бубнами нет, то новичок самостоятельно адаптируется, что-то наподобие того, как бросают в воду не умеющих плавать. На самом деле не все так просто. Традиционный онбординг всегда считался самым хрупким этапом в отношениях между компанией и сотрудником. По статистике, 20 % новых сотрудников уходят в течение первого месяца работы. Именно поэтому в приличных компаниях проводят welcome-тренинг и вручают welcome pack (приветственный набор для новичка), назначают ментора или buddy (приятеля), к которому можно обратиться с личными или профессиональными вопросами, и др.

А теперь представьте, что нет никакого прихода в офис, все происходит онлайн и социальные связи приходится выстраивать через монитор. В офисе сотрудники общаются за кофе и чаем, в курилке или перекидываются парой фраз, сидя за соседними столами. Все на виду. С удаленными сотрудниками иначе — их гораздо сложнее почувствовать, поэтому ключевой момент в удаленном онбординге — правильно выстроенное общение и фидбек. Даже опытный удаленный сотрудник будет испытывать проблемы, когда начнет работать в новой компании, в которой нет четко распланированных адаптационных мероприятий.

Особенности работы онлайн

Чтобы эффективнее адаптировать удаленного работника, нужно представлять особенности удаленной работы.

Отсутствие личного контакта. Критически важно прикрепить удаленного ментора или бадди.

Контроль. В офисе часть процессов находится под визуальным контролем. В случае дистанционной работы руководитель или избыточно контролирует сотрудника, или надеется на его сознательность. Лучше всего прописать план с указанием контрольных точек для регулярных встреч, во время которых обсуждать текущие задачи.

Низкая вовлеченность. Офлайн вовлечь в корпоративную жизнь легче, но существуют и онлайн-активности (групповые обсуждения, конкурсы, чаты и др.).

Видеосвязь. Личный контакт — это здорово, но видеосвязь тоже неплохо — комфортно и меньше стресса.

Преимущества

Несмотря на некоторые сложности, связанные с удаленной работой, есть и несомненные преимущества.

Позволяет незамедлительно приступить к работе

Новые удаленные сотрудники могут приступить к работе сразу после принятия оффера.

Вовлеченность. Можно использовать возможности интерактивного обучения, чтобы сделать процесс более увлекательным и запоминающимся. Это даже веселее, чем в офисе.

Непрерывность. Удаленная работа позволяет вашей компании продолжать функционировать, даже когда ключевые сотрудники не могут находиться в офисе.

Больше возможностей для создания межфункциональных команд и формирования кадрового резерва. Появляется возможность создавать многофункциональные проектные команды независимо от того, где находятся сотрудники. Это же касается и формирования кадрового резерва.

Как внедрить?

Есть мнение, что внедрять онлайн-онбординг лучше с нуля, даже если у вас отработан офлайновый вариант.

Составьте план, ответив на несколько вопросов. Когда планировать запуск и сколько он будет продолжаться? Что нужно знать сотрудникам? Что хотят знать сотрудники? Как вы будете следить и оценивать успешность?

Составьте Employee Journey Map (карту пути сотрудника)*. Типичная карта по онбордингу включает предварительную подготовку, обучение и наставничество. Еще на стадии пребординга можно отправить информацию о том, как работает система онбординга компании (приветствие, детальное описание функционала, необходимые документы для ознакомления, информацию об истории и ценностях компании, клиентах, оргструктуре, бенефитах и возможности для развития и карьеры).

Выберите систему. Существуют готовые решения с возможностью кастомизации под ваши задачи.

Проведите тестирование. Сформируйте группу тестировщиков, которая будет включать сотрудников, внешних экспертов и даже новых сотрудников, желающих испытать систему.

Осуществите запуск. Регулярно обращайтесь к новым сотрудникам за отзывами и при необходимости вносите изменения.

Важный фактор успешного онбординга — оборудованное рабочее место

В одной из компаний, в которой мне довелось побывать, стандарты к организации рабочего места следующие.

Рабочий компьютер. У работника должен быть достаточно современный компьютер (современное ПО и антивирус), на котором можно выполнять рабочие задачи. Также всегда должны быть веб-камера, наушники и качественный микрофон. Все коммуникации проводятся с включенной веб-камерой.

Стабильный и бесперебойный Интернет. Для комфортной и эффективной работы, взаимодействия с коллегами и координаций по видеосвязи нужен быстрый и стабильный Интернет.

Рабочее пространство. У каждого сотрудника должно быть рабочее пространство, где он планирует работать. Главными условиями являются комфорт и отсутствие внешних помех.

Дисциплина. Необходимо уметь самого себя организовывать в плане работы, ведения хронометража и выполнять общие правила и стандарты.

Резюме

Понятно, что пандемия коронавируса изменила отношение к удаленной работе навсегда, а значит, онлайн-онбординг с этих пор будет одной из важных HR-функций.

*Employee Journey Map — графическое представление пути, который проходит кандидат, а затем и сотрудник во взаимодействии с компанией. Показывает особые моменты взаимодействия и как воспринимаются HR-процессы со стороны кандидатов и сотрудников.