Как превратить митинг в эффективный инструмент

Под митингом (слово стало популярно благодаря IT-сфере) будем понимать рабочую встречу для обсуждения и решения рабочих проблем офлайн или онлайн, регулярную (планерка) и спонтанную (летучка). Митинги — довольно популярный инструмент, который может качественно влиять на эффективность работы команды. Однако часто получается наоборот.

Согласно опросам половина сотрудников вообще подобное мероприятие считают пустой тратой рабочего времени (руководитель не умеет проводить, обсуждаются не реальные проблемы, а идет вечное пережевывание одних и тех же, некоторые участники просто присутствуют или отвлечены на другое). Словом, митинги часто становятся скучными и бесполезными, а еще хуже — превращаются в дискуссии, которые переходят в споры, пререкания, обвинения, жалобы и высказывание мелких обид. Как сделать так, чтобы митинг не превратился во всеобщее нытье или обычную профанацию и получился конструктивным? Вот что советуют профессионалы. В первую очередь это касается руководителей.

  1. Объединяйте участников

Прежде чем погрузиться в содержание встречи, стоит объявить повестку. Четко определите, какие темы будут освещаться. Неплохо предложить четкую цель, например: «Давайте обсудим график сдачи журналов на следующее полугодие». Не стоит упоминать о каких-то вечных проблемах, ориентируйте участников на текущий контекст (что мы должны обсудить в первую очередь, что находится под угрозой, какие действия необходимо срочно предпринять).

  1. Следуйте определенным правилам

Если тема обсуждения заведомо горячая, следует напомнить о правилах приличия, например, не перебивать друг друга, говорить по очереди, не повышать голос. В общем и целом правила могут состоять из следующих пунктов: никаких прерываний или перекрестных разговоров; критикуйте идеи, а не людей; никаких отвлекающих факторов; если возникает вопрос, попросите разъяснений; не обобщайте, говорите из собственного опыта.

  1. Позволяйте участникам высказаться

Сотрудники высказываются, потому что хотят быть услышанными. Здесь важно, чтобы все это не переходило в поток жалоб и нытье, а для этого нужно проявить эмпатию. Подтверждайте и сопереживайте фразами вроде: «Я понимаю, почему это должно быть сложно». Задавайте уточняющие вопросы, например: «Можете ли вы рассказать мне больше, но в формате личной встречи?». Не стоит задерживаться на проблемах слишком долго в рамках митинга, поскольку его цель в другом. Если проблема серьезная, лучше пообщаться отдельно. Есть мнение, что уничтожать нытье на корню не стоит, куда важнее им умело управлять, но лучше это делать в рамках других мероприятий. Например, некоторые компании умудряются проводить так называемые нытинги, где сотрудники избавляются от негатива, делятся тем, что наболело. Как утверждают психологи, это прекрасная возможность двигаться дальше без ненужного груза. На таких мероприятиях главную роль играет модератор, чтобы грамотно управлять процессом.

  1. Поощряйте инициативу

Еще одна из проблем митингов — это пассивность некоторых участников. Причины могут быть разные, в т.ч. деловитость и стремление руководителя быстро перейти в режим решения задач. Другими словами, он раздает указания команде, что делать. Директивность может быть эффективна в краткосрочной перспективе, но, в конце концов, приводит к сопротивлению. Помочь сотрудникам находить собственные решения гораздо эффективнее. Такие сотрудники с большей вероятностью доведут дело до конца, потому что у них есть чувство ответственности и заинтересованности. Вы поощряете их проявлять свою изобретательность, противодействуя беспомощности, которая в первую очередь заставляет людей выражать свое недовольство.

  1. Стимулируйте участие каждого члена команды

Как это часто бывает, одни сотрудники гиперактивные, другие — наоборот. Нередко бывает, когда пара гиперактивных забирает все время митинга. Руководителю необходимо вмешаться и попросить гиперактивных быть сдержаннее, а более пассивных — активнее присоединяться к разговору.

  1. Подводите итоги

Не заканчивайте митинг, пока не будут приняты четкие обязательства и установлены сроки. Получите обещание каждого участника, что он будет делать и в какие сроки.