В прошлый раз я обещал написать о Job Sharing (не путать с Job Shadowing). Job Sharing — подход к организации труда через разделение между несколькими сотрудниками (речь идет о двух и более сотрудниках) работы, предназначенной изначально для одного работника.

Самая распространенная схема разделения — это пополам между двумя сотрудниками, но, безусловно, могут быть и другие варианты. Например, вместо 50 на 50 может быть 60 на 40 или еще как-нибудь. Многое зависит от того, как договорятся между собой сотрудники, т.е. не исключены очень гибкие варианты. Например, существует «островная модель», когда сотрудники предпочитают брать на себя ответственность за выполнение определенных задач. «Модель близнецов» — когда сотрудники делят дни, когда будут выполнять одну и ту же работу. Выбор модели зависит от характера работы, от навыков и преференций, которые хотят получить партнеры.

Изучением этой темы я занялся еще пять лет назад, когда посмотрел репортаж о том, как это работает в Швейцарии. С тех пор популярность Job Sharing в цивилизованном мире только росла, хотя бы потому, что люди стали больше думать о балансе между работой и личной жизнью. Косвенное подтверждение этому — такое популярное явление, как Quite Quit, о котором я уже подробно писал. Итак, возможно ли разделить одну должность между сотрудниками и не потерять в эффективности? Какие плюсы и минусы у такого разделения для компании и сотрудника? Что является ключевым в Job Sharing?

Ключевое в Job Sharing

Начнем с последнего вопроса: что является ключевым моментом для успешного Job Sharing? Безусловно, ключевым является совместимость сотрудников, которые планируют работать в подобном режиме. Это должны быть партнеры, которым легко общаться друг с другом, находить точки соприкосновения, в общем, сотрудничать. Может возникнуть мысль, что это должны быть очень похожие друг на друга люди, как клоны. На самом деле не обязательно. Более того, если сотрудники отличаются друг от друга, то это даже хорошо. Разные полюса притягиваются, и сотрудники могут прекрасно дополнять друг друга. Фактически, имея в штате двух специалистов с базовыми компетенциями, компания усиливает должность наиболее важными навыками каждого из них (иначе приходится держать в штате двух профессионалов на двух должностях). Очень важно осмыслить функционал должности, разделить его так, чтобы каждый смог выполнять свою часть наиболее эффективным образом.

Проинформировать и получить поддержку менеджмента и не только

Если инициатива идет от сотрудников, то, безусловно, следует проинформировать руководство. И не просто проинформировать, а объяснить ее суть и выгоды не только для сотрудников, но и для компании, особенно если не было прецедентов. Если руководство не против, то на первых порах стоит позаботиться об обратной связи. Также стоит проинформировать коллег и позаботиться о коммуникации с ними. Помимо руководства и коллег неплохо бы проинформировать клиентов, чтобы они понимали: работать необходимо будет не с одним сотрудником, а как минимум с двумя.

Поиск «химии»

После того как сотрудники договорились между собой, получили одобрение руководства, проинформировали заинтересованные стороны, настало время действовать. Обо всем сразу договориться не получится, тем более если нет релевантного опыта, поэтому можно установить что-то вроде испытательного срока и поэкспериментировать над разделением обязанностей, временем и способами коммуникаций. Через промежутки времени, даже если не возникало проблем, необходимо анализировать полученный опыт, что-то пересматривать и вносить коррективы.

Плюсы и минусы Job Sharing для сотрудников

Плюсы

Партнерство: поскольку сотрудники выполняют одни и те же должностные обязанности, они могут подменять друг друга, например, во время отпуска или болезни.

Больше свободного времени: один из главных мотивов сотрудника работать в подобном режиме — получить больше свободного времени, тот самый worklife balance.

Меньше времени на поездки: если работа требует регулярных поездок, то, безусловно, это экономия затрат.

Разные точки зрения: когда сотрудники делят работу, то они могут дополнять сильные и слабые стороны друг друга, улучшая при этом способность решать проблемы.

Минусы

Несовместимость: хорошо, если сотрудники оказались совместимы личностно и профессионально. А если нет? Тогда это почва для конфликтов.

Проблемы коммуникации: партнеры по совместительству должны поддерживать качественное общение. Они должны постоянно делиться информацией о ходе своей работы, событиях, встречах, обучении и графиках отпусков. Если у кого-то с этим проблемы — пиши пропало.

Продвижение по службе: Job Sharing вряд ли подойдет для амбициозных людей, разве что они пошли на это ради того, чтобы высвободить время для профессионального обучения и развития.

Льготы и оплата: сотрудникам придется делиться бонусами и зарплатой. Это также касается отпуска.

Проблемы с рабочим пространством: сотрудникам приходится, как правило, использовать одно рабочее место на двоих. Конфликты могут возникать из-за чистоты рабочего места или хранения документов.

Плюсы и минусы Job Sharing для компании

Плюсы

Удержание профессионалов: в сложные экономические времена компания может избежать увольнения сотрудников, используя Job Sharing.

Повышение производительности: Job Sharing может повысить производительность сотрудников, при этом они могут избежать эмоционального выгорания.

Подмены: Job Sharing позволяет сотрудникам безболезненно подменять друг друга и обеспечивать непрерывную производительность во время пиковых нагрузок, таких как праздники или время отпусков.

Сокращение расходов: Job Sharing позволяет компании удерживать своих сотрудников.

Минусы

Проблемы совместимости: когда сотрудники — партнеры по совместительству ссорятся, руководству потребуется вмешательство. Компания также может столкнуться с проблемой, если один из совместителей увольняется.

Проблемы с оценкой: когда два сотрудника работают вместе, сложнее оценивать их работу. В некоторых случаях один сотрудник лучше или хуже справляется со своей частью рабочей нагрузки. Когда это происходит, трудно разобраться, на ком из партнеров лежит вина. Также создается больше административной работы.

Проблемы с рабочим пространством: конечно, обычно может использоваться одно и то же рабочее место, но иногда может потребоваться организовать два рабочих места.

Принципы, о которых следует помнить

И для компании, и для сотрудников Job Sharing — это вызов. Тем не менее стоит попробовать эту модель работы, тем более когда есть желающие, готовые идти на компромисс, ладить и эффективно общаться друг с другом. Обязательно опирайтесь на перечень принципов.

1. Партнеры должны уметь легко общаться.
2. Руководство должно давать регулярную обратную связь, особенно на первых порах.
3. Необходимо поддерживать обратную связь с коллегами и клиентами.
4. Не следует бороться с предубеждениями окружающих с первого дня — вам все равно никто не поверит, пока вы не докажете успех модели реальной практикой.
5. Не прописывайте все сразу, экспериментируйте, т.е. совершенствуйте Job Sharing постепенно; с получением практического опыта вносите небольшие коррективы по мере необходимости.