Я помню, как на заре развития рекрутинга и в целом HR-сферы (тогда вообще HR в основном ассоциировался с рекрутингом) очень важным являлось формирование базы кандидатов. Специалисты, можно сказать, вручную ее собирали и фиксировали дедовскими методами, создавая таблички на компьютере, а то и просто делая записи в блокноте. Технологии постепенно развивались, как и сама HR-сфера, появились умные системы, способные автоматически фиксировать всех, кто так или иначе имел дело с компанией, и даже автоматически напоминать о себе, отсылая письма.  Казалось бы, вот оно счастье — все как на ладони. Но здесь возникает несколько вопросов, в т.ч. о персональных данных.

Мертвые души
Ключевой вопрос: зачем хранить данные о кандидатах, которые, скорее всего, нашли работу или вообще ушли в другую профессию или открыли свой бизнес? Мир сегодня очень мобильный, а кандидат — это не вещь, которая лежит на полке и которую можно с легкостью взять, стереть пыль и использовать. Кроме того, однажды получив отказ, человек вряд ли захочет в большинстве случаев снова участвовать в конкурсе, как бы вы его не окучивали, разве что вы компания его мечты. Это необязательно обида (хотя бывает и так), просто человек на другой волне, вполне возможно, что он добился успеха в какой-то компании и соблазнить его чем-то очень сложно. Словом, ценность специалистов в кандидатской базе стремится к нулю, и на ум приходит гениальное произведение Гоголя «Мертвые души». Возможно, именно поэтому далеко не все рекрутеры стремятся к формированию базы. Впрочем, есть и такие, которые с этим в корне не согласны.

Невероятный ресурс
База данных кандидатов — это не просто хранилище резюме или контактной информации. Это инструмент, который при грамотном применении способен значительно сократить затраты на поиск сотрудников. Так утверждают те, кто за базу данных. По их мнению, чуть ли не треть открытых вакансий можно закрывать именно при помощи эффективного использования базы, поэтому правильное использование такого инструмента имеет важное значение в нынешних условиях рынка труда. 

Что такое база данных кандидатов и какая от нее польза? 
Это база, в которой хранятся все необходимые данные об активных и пассивных кандидатах. Использование базы данных кандидатов дает рекрутерам несколько ключевых преимуществ.

1. Эффективность затрат и времени

Ускоренный наем: база данных кандидатов позволяет быстро искать и получать доступ к предварительно отобранным кандидатам, что сокращает время, затрачиваемое на поиск.

Экономия затрат: повторно привлекая кандидатов, можно уменьшить зависимость от работных сайтов и рекрутинговых агентств.

2. Улучшенный подбор кандидатов

Расширенные возможности поиска:базы данных содержат фильтры по навыкам, опыту, местоположению и другим критериям, что помогает быстро находить наиболее подходящих кандидатов.

Сегментация: вы можете распределить кандидатов по категориям (например, по ролям, навыкам или опыту), чтобы облегчить доступ к нужным кандидатам.

3. Улучшенное взаимодействие с кандидатами

Построение отношений: база данных поможет вам поддерживать отношения с кандидатами, создавая своеобразный резерв для потенциальных вакансий.

Персонализированная коммуникация: вы можете настроить взаимодействие с кандидатами на основе предыдущего опыта контактов с ними, что повышает количество откликов.

4. Лучшее управление данными

Централизованная информация: все данные о кандидатах хранятся в одном месте, что облегчает отслеживание взаимодействий, резюме и отзывов.

Особые отметки: доступ к прошлым взаимодействиям, тем более если были сделаны особые отметки, помогает лучше вспомнить кандидата и его релевантность для новых вакансий.

5. Развитие воронки талантов

Проактивный наем:вы можете создать воронку квалифицированных кандидатов на востребованные вакансии или которые трудно закрыть.

Сокращение времени на закрытие вакансий: наличие предварительно проверенного резерва позволяет быстрее заполнять вакансии.

6. Соответствие нормативным требованиям и отчетность

Соответствие нормативным требованиям: база данных помогает вести точный учет, обеспечивая соблюдение законов о защите персональных данных.

Аналитика и отчетность: отслеживайте такие показатели, как время найма, источник найма и коэффициент конверсии кандидатов, чтобы оптимизировать свою стратегию найма.

7. Возможности повторного привлечения

Кандидаты из шорт-листа:будьте на связи с сильными кандидатами, которые не были выбраны ранее, но могут отлично подойти на вновь открытые вакансии.

Пассивные кандидаты: привлекайте кандидатов, которые не были в активном поиске, но проявили интерес к вашей компании.

8. Сотрудничество и эффективность работы команды

Совместный доступ: рекрутеры и нанимающие менеджеры могут сотрудничать более эффективно, имея доступ к одной и той же информации о кандидатах.

Последовательная коммуникация: избегайте дублирования работы с кандидатами и обеспечьте единый подход к их привлечению.

9. Масштабируемость

Удобная работа с большими объемами: база данных идеально подходит для управления большим количеством кандидатов, особенно для компаний с частыми потребностями в найме.

Адаптация к росту:по мере роста вашей компании база данных может масштабироваться, чтобы вместить больше кандидатов и вакансий.

10. Улучшенный брендинг работодателя

Положительный опыт работы с кандидатами: поддерживая отношения и продуманно привлекая кандидатов, вы укрепляете свой бренд работодателя.

Долгосрочные отношения: кандидаты, которые чувствуют, что их ценят, с большей вероятностью порекомендуют вас другим или повторно поучаствуют в конкурсе в будущем.

Вывод
Сама по себе база кандидатов, даже если это в техническом плане отличное решение, пользы может и не принести. Управление ею — это в некотором смысле искусство. Овладев этим искусством, все задействованные стороны могут работать стратегически, формировать более прочные каналы с лучшими специалистами и создавать более эффективный процесс найма.