Как сходить в отпуск без вреда для бизнеса

Почему «незаменимый» руководитель = проблема для бизнеса

Некоторые руководители искренне убеждены: если нужен отпуск, значит, занимаетесь не своим делом. Другие открыто гордятся тем, что не брали отпуск годами. За этой бравадой часто скрывается глубинный страх: «Без меня все развалится, сотрудники наделают ошибок». И когда управленец наконец решается на паузу в две недели, то делает это с надеждой, что все обойдется. Увы, вероятный сценарий таков.

• День первый: «Все под контролем».
• День второй: возникают нюансы и начинаются звонки, сообщения.
• День третий: первые конфликты.
• День четвертый: решения не принимаются — никто не хочет брать на себя ответственность.
• День пятый: руководитель регулярно на связи с мыслью: «Без меня все разваливается».

Почему так происходит? Дело в том, что руководитель не подготовил команду и компанию к своему отсутствию. Все ключевые вопросы по-прежнему лежат на нем.

Что такое отпуск? Временное отклонение, из-за которого потом все становится намного тяжелее.
— Эрих Мария Ремарк, «На Западном фронте без перемен»

Система: фундамент для отпуска

Цель руководителя — построить систему, которая работает автономно. Что необходимо предпринять?

1. Делегируйте полномочия

Один человек физически не вытянет все сам, каким бы талантливым он ни был. Правильные руководители не пытаются делать все в одиночку: они собирают сильную команду и грамотно распределяют задачи.

Типичные ошибки при делегировании полномочий собраны в таблице.

2. Научитесь доверять

Недоверие к подчиненным — типичная болезнь. «За ними глаз да глаз нужен, а то обязательно накосячат». Если вы так думаете, то либо вы плохой менеджер, либо у вас слабая команда. В здоровом коллективе люди знают свои задачи и выполняют их без постоянного контроля.

3. Назначьте заместителя

Даже в небольшой компании должен быть тот, кто может подменить вас.

4. Откройте доступ к информации

Представьте: вы в отпуске, а у зама нет даже телефонов поставщиков. Эти данные — не государственная тайна, поделитесь ими с теми, кому они могут понадобиться.

Признак зрелого бизнеса — полная взаимозаменяемость. Никто не должен тратить неделю на то, чтобы вникнуть в процессы. Квалифицированный специалист включается в работу сразу, без «раскопок» и слез.

Чек-лист перед отпуском

Даже при отлаженных процессах к отпуску нужно подготовиться.

1. 1
   Назначьте ответственного

   Выберите человека, который будет принимать решения в ваше отсутствие. Официально объявите команде, кто остается «за главного», и передайте ему все необходимые доступы: почту, CRM, админки, бюджеты.

2. 2
   Закройте все важное до отъезда

   Согласуйте бюджеты на ближайшие две недели, утвердите срочные закупки и платежи, подпишите документы и договоры.

3. 3
   Разграничьте зоны ответственности

   Четко пропишите, кто за что отвечает в ваше отсутствие. Убедитесь, что нет пересечений и «белых пятен».

4. 4
   Настройте связь

   Включите автоответчик на почте с контактами зама, настройте переадресацию звонков при необходимости, а в статусе мессенджеров укажите, к кому обращаться. Договоритесь с командой, в каких случаях вам можно писать или звонить (только форс-мажор), а в остальное время вас нет. Честно скажите, что вы на связи, например, 10 минут в день.

5. 5
   Проведите «предотпускной разбор» с командой

   Обсудите текущие задачи и дедлайны, ответьте на вопрос: «Что делать, если…» Убедитесь, что хотя бы один человек знает, как выполнять ваши рутинные задачи. Если нет — срочно задокументируйте процесс: инструкция, видео, чек-лист.

Правила назначения:

• оформите приказ письменно;
• проинформируйте команду о временном подчинении заму;
• ознакомьте с документом всех затронутых сотрудников;
• подготовьте юридическую базу: доверенности, печати, право подписи.

Почему отпуск руководителя — это тяжелая работа

Отпуск руководителя — тяжелая работа, поскольку необходимо:

• победить страх «без меня все рухнет»;
• настроить процессы так, чтобы они работали без вас;
• передать полномочия и реально отпустить;
• не проверять телефон каждые 15 минут;
• вернуться и не переделывать все за командой.

Нетривиальный кейс

Интересную историю из своей практики рассказал бывший HR-директор Рэй Элбо. Его очень смущал один факт: вице-президент по закупкам не брал отпуск годами. Коллеги, включая его руководителя, пожимали плечами: «Ну не хочет человек отдыхать — его дело».

Но Рэй все равно не находил себе места и сетовал на то, что никто не обращал внимания на его беспокойство. И вот бац! Картина «незаменимости» рассыпалась в один момент. Внутренние аудиторы вскрыли коррупцию в закупках. Стало ясно, почему топ не уходил в отпуск.

Почему отпуск — это рабочий инструмент

Причина 1. Тест на зрелость бизнеса

Постоянное присутствие нужно только слабым командам. Сильные справляются сами, потому что у них есть:

• ответственные лидеры;
• квалифицированные специалисты;
• общая цель.

Причина 2. Лучшие идеи рождаются не в офисе

В режиме вечной занятости мозг не слышит сам себя. Отпуск дает ясность, свежий взгляд и новые связи. А еще это новые люди, впечатления, случайные разговоры. Это выбивает из колеи (в хорошем смысле). Берите отпуск. Это не слабость. Это стратегия.

Мнение эксперта

Алина Никон, заместитель директора по персоналу IT-компании VADAROD:

Об эффективности команды руководителя можно судить в период его отпуска.
— Алина Никон, VADAROD

Я ушла в самый продолжительный в карьере отпуск, и вот что произошло за это время:

• в команду пришел новый HR-специалист;
• на адаптации новый рекрутер;
• компания выросла еще на 17 человек;
• +25 новых вакансий под новые проекты и инициативы;
• 705 накопившихся писем в почте;
• один очень круто организованный митап без микроменеджмента, но с полной поддержкой коллег — Vadarod Meets.

Часто задаваемые вопросы