Наверняка многие, прочитав заголовок, подумают: а нужно ли вообще предупреждать рекрутера об отказе от собеседования, ведь эти же самые рекрутеры, мягко говоря, не очень спешат давать обратную связь на отосланное резюме или даже по итогам того же собеседования? Во всяком случае, если это так важно для них, пускай пошевелятся и сами связываются с кандидатами и уточняют причины. В реальности многие рекрутеры под разным соусом не спешат давать фидбек практически на любом этапе подбора. Но давайте попробуем сделать мир лучше и проявим профессиональную вежливость и уважение к чужому труду, давайте вести себя по-взрослому и начнем с себя, глядишь, и в целом ситуация изменится. 

На каком этапе можно отказаться? 
Напомню, что процесс подбора персонала состоит из нескольких этапов (и в каждой компании количество разное). Обычно это первичный контакт (телефонный звонок или email), первичное собеседование (интервью с HR-менеджером или рекрутером), второе собеседование (интервью с руководителем отдела, нанимающим менеджером), предложение о работе (так называемый офер). Отказ на любом из этих этапов — нормальная практика, даже когда речь идет об офере. Поскольку я пишу об отказе на этапе до первичного собеседования, то здесь вообще нет никаких сомнений, можно сказать, что это в самом начале подбора, пускай кандидат и дал сначала согласие на собеседование.

Все-таки почему стоит озвучивать отказ?
В общем и целом своевременный и вежливый отказ показывает вас как профессионала — и не только рекрутеру, но и самому себе, а это мотивирует действовать правильно в других различных ситуациях, расти над собой сегодняшним. В современном мире, где связи очень важны, умение тактично отказываться — часть делового этикета. Итак, по пунктам.

Потенциальное сотрудничество в будущем
Через какое-то время вам, возможно, попадется вакансия этой компании и вы решите на нее податься. Если вы исчезли без объяснений, рекрутер вряд ли захочет с вами работать, конечно, если он там еще работает.

Поддержание репутации
Мир тесен, тем более профессиональный: сегодня вы отказались от вакансии в этой компании и не потрудились объясниться и предупредить об этом, а завтра рекрутер может работать там, куда вы захотите устроиться. Вежливый отказ оставляет хорошее впечатление.

Поддержание деловой этики
Работодатели ценят честных и ответственных кандидатов. Даже если вы не хотите продолжать процесс, вежливый отказ показывает, что вы относитесь к переговорам серьезно.

Уважение к работе рекрутера
Рекрутеры планируют встречи, согласовывают графики с командой и готовятся к собеседованию. Если кандидат просто не приходит, это срывает планы и создает массу неудобств, а порой доводит их до отчаяния.

Возможность для других кандидатов
Если вы отказываетесь заранее, рекрутер может оперативно пригласить другого специалиста, который действительно заинтересован в этой вакансии.

Как правильно отказаться?
Естественно, не стоит ждать, пока рекрутер сам не спохватится, хотя всем рекрутерам рекомендуют для повышения доходимости кандидатов держать постоянную связь. Если кандидат решил для себя не участвовать в собеседовании, то следует проявить инициативу и придерживаться следующих рекомендаций. 

Чем раньше, тем лучше
Чем раньше уведомить рекрутера, тем больше времени у него оперативно скорректировать график собеседований и рассмотреть других кандидатов. Своевременный отказ демонстрирует уважение к чужому времени и организацию процесса.

Четкость формулировок
Отказ должен быть однозначным и лаконичным. Избегайте расплывчатых фраз, которые могут вызвать недопонимание. 

Указание причины 
Углубляться в детали совсем необязательно, но если вы решите объясниться, то это будет плюсом (например, получили офер от другой компании или изменились обстоятельства). Для рекрутера и компании в целом важна обратная связь, возможно, последуют какие-то корректировки. Не стоит выдумывать объяснение, говорить неправду, лучше в таком случае быть кратким.

Как лучше отказывать — письменно или устно?
Лучше позвонить рекрутеру и сообщить об отказе. Тогда у рекрутера есть возможность уточнить причину или даже попытаться переубедить. Но отказывать в такой форме могут далеко не все, да и не все готовы к уговорам, если такие последуют. Чуть комфортнее в таком случае сообщение в мессенджере, которые сейчас очень популярны, тогда стоит использовать этот способ. Если он не годится, то стоит написать письмо. Текст может быть таким.

Если выбрали другую компанию
Тема: Отказ от собеседования в связи с другим офером
Текст: Добрый день! Спасибо за приглашение на собеседование. Я внимательно изучил ваше предложение, но, к сожалению, вынужден отказаться, так как уже принял другой офер. Было приятно пообщаться с вами, познакомиться с вашей компанией. И я искренне благодарен за возможность. Желаю вам найти отличного специалиста! С наилучшими пожеланиями, [Ваше имя]

Если не подходят условия
Тема: Отказ от собеседования
Текст: Здравствуйте! Благодарю вас за приглашение и время, уделенное моей кандидатуре. После ознакомления с деталями вакансии я понял, что предложенные условия не совсем соответствуют моим ожиданиям. Поэтому, к сожалению, вынужден отказаться от дальнейшего участия. Очень признателен за возможность и желаю вашей компании успехов! С уважением, [Ваше имя]

Итог
Даже если вам кажется, что вы больше не увидите этого рекрутера или эту компанию, помните, что мир тесен и что хорошие манеры всегда работают в вашу пользу.